Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB)’nın vergi mükellefleri için hayata geçirdiği E-arşiv Portal hizmetinden nasıl fatura kesilir. Bu portal üzerinden fatura kesmek için hangi şartları yerine getirmek gerekli? E-arşiv Portal fatura iptal edilir mi? Gibi bir çok soruyu cevaplayacağız.
E-Arşiv Portal İnteraktif Şifre Nasıl Alınır?
Şifre gerçek ve tüzel kişilerce hem https://ivd.gib.gov.tr adresi üzerinden hem de vergi dairesinden alınabilir. Sistem üzerinden ilk defa kullanıcı kodu ve şifre alınacak ise Kayıt Ol alanından kullanıcı kodu, şifre ve parola bilgileri oluşturulur.
E-Arşiv Portal Sitesine Nasıl Girilir?
E-arşiv portal sitesine girmek için arama motoruna “E-arşiv gib portal” yazdıktan sonra ilk sıradaki siteye ya da doğrudan https://earsivportal.efatura.gov.tr/intragiris.html bu linke tıklayarak girebilirsiniz. Sayfa açıldıktan sonra ilgili kullanıcı adı ve şifre kısımlarını doldurun.
E-Arşiv Portal Sitesinden Nasıl Fatura Kesilir?
Sisteme giriş yaptıktan sonra basit bir arayüz bizi karşılıyor. Yazı yayınlandıktan sonra arayüzde bir düzenleme yapılırsa genel olarak mantığının aynı olduğunu söyleyebiliriz. Şuan için biraz düzensiz görünümü olsa da ilerleyen zamanlarda iyileştirme yapılacağını düşünüyoruz.
Sırasıyla Fatura Kesme Ekranını Açma
1- Üstte ‘Modül Seç‘ kısmına tıklayın.
2- Açılan listeden tek seçenek olan ‘E-arşiv Portal‘ seçeneğine tıkla.
3- Soldaki menüde ‘Belge İşlemleri‘ sekmesini açın.
4- Daha sonra 5000/30.000 TL Fatura Oluştur seçeneğine gidin.
5- Normal şekilde fatura oluşturacaksanız ‘Fatura Bilgileri‘ kısmından herhangi bir düzenleme yapmanıza gerek yok.
6- ‘Alıcı Bilgileri‘ kısmından faturayı kesmek istediğiniz kişinin varsa VKN/TCKN bilgisini giriniz. Pazar yeri faturası kesecekseniz bazı platformlar müşterinin TC kimlik bilgisini paylaşmaz. Böyle durumlarda 11111111111 şeklinde yazmalısınız.
6.1- Unvan kısmı zorunlu olmamakla beraber kurumsal müşteriniz talep etmediği sürece yazmanıza gerek yok.
6.2- Adı ve Soyadı kısımlarını fatura kesmek istediğiniz gerçek ya da tüzel kişinin bilgilerini yazınız.
6.3- Vergi Dairesi kısmı TC bilgisi olmadığı için yazmanıza gerek yok. Eğer TC verildiyse otomatik olarak ilgili Vergi Dairesi oluşacaktır.
6.4- Ülke kısmından ülke seçimini yapınız.
6.5- Alıcının ilgili adresini yazın. Eğer teslimat ve fatura adresleri farklıysa Fatura Adresini yazmalısınız.
7- İrsaliye kesiyorsanız İrsaliye Numarası ve Tarihi kısmını doldurabilirsiniz. Eğer Pazar yeri satıcısı iseniz boş bırakabilirsiniz.
8- Mal Hizmet Bilgileri bölümünde Vergi kısmında eklenecek özel bir vergilendirme var ise ekleyin. Normal satış ise dokunmayın.
9- Satacağınız ürünle ilgili bilgileri girmek için ‘Satır Ekle‘ butonuna basınız. Her ürün için satır ekleme yapmalısınız.
9.1 – Mal/Hizmet kısmına satılan ürünün bilgilerini yazmalısınız.
9.2 – Miktar kısmına geçmeden önce sattığınız ürünün Birim’ini seçmelisiniz. Sattığınız ürün kg olarak mı yoksa adet olarak mı satışa sunuluyor. Süt satıyorsanız Litre (lt) seçmelisiniz, tişört satıyorsanız adet olarak seçip Miktar kısmını buna göre doldurmalısınız.
9.3 – ‘Birim Fiyat‘ bölümüne ise KDV dahil sattığınız ürünün KDV hariç fiyatını girmelisiniz. Miktar olarak 1’den fazlaysa tek bir ürünün KDV hariç tutarını girmelisiniz. Eğer bir iskonto uyguluyorsanız iskontonun yüzdelik oranını ve yazmalısınız sistem otomatik olarak İskonto Tutarı kısmını güncelleyecek. Mal/Hizmet Tutarı kısmında ürünün birim fiyatını görmelisiniz. KDV Oranı kısmından sattığınız ürünün güncel KDV oranını yazın. KDV Tutarı kısmında oluşan KDV miktarını göreceksiniz.
Ürün girişiniz bittiyse Toplamlar sekmesinden girdiğiniz ürünün birim fiyat ve oluşan KDV gibi değerlerini kontrol ettikten sonra son olarak Toplam Fatura Tutarı yani ‘Ödenecek Tutar’ kısmını kontrol etmelisiniz.
Örnekle Fatura Detayını Pekiştirelim;
Örnek: Tanesi 20 TL’den 1 Tişört satalım.
Ürün: Kırmızı Basic Tişört
Miktar: 1
Birim: Adet
Birim Fiyat: 18,52 (%8 KDV düşülmüş)
İskonto: Yok
Mal/Hizmet Tutarı: 18,52 TL
KDV: %8 (İlgili yazı tarihinde Tekstilde KDV indirimi olduğundan %8 girildi)
KDV Tutarı: 1,48 TL
Ödenecek Tutar: 20 TL
10 – Son olarak Not bölümüne ilgili faturayla ilgili yazmak istediğiniz bir detayları buraya yazabilirsiniz.
Örneğin:
- YALNIZ YİRMİ LİRA SEKSEN BEŞ KURUŞ
- İRSALİYE YERİNE GEÇER
- İADE/DEĞİŞİM İÇİN BASİT FORM
- İLETİŞİM İÇİN TELEFON NUMARASI
- PAZAR YERLERİ İÇİN ÖDEMENİN ONLARA AKTARILDIĞINA DAİR BİR YAZI.
11- Faturayı kestikten sonra bu faturayı imzalamamız gerekiyor. Fatura oluştuktan sonra az önce fatura oluşturmak için girdiğimiz 5000/30.000 TL Fatura Oluştur sekmesinin altında 5000/30.000 TL Taslaklar kısmına giriyoruz.
Burada fatura tarihini seçip Sorgula butonuna basıyoruz. Karşımıza az önce kestiğimiz fatura çıkacak. Bu faturanın en solunda bulunan kutucuğa basıp mavi tik oluşturuyoruz ve sonrasında Görüntüle basıp, faturanın doğruluğunu teyit ediyoruz. Eğer herhangi bir sıkıntı yoksa ilgili fatura seçili şekilde ‘GİB İmza‘ butonuna basıp sistemde kayıtlı telefon numaranıza kod göndermeniz gerekiyor.
Kod geldikten sonra kodu boş kutucuğa yazıp onaylıyoruz. Sayfa otomatik olarak güncelleniyor. Onaylı sekmesinde çarpı şeklide olan simge artık tik şeklinde olmalı. Faturayı tekrar seçip ‘İndir‘ butonuna basıp bilgisayarınıza indirin. Dosya içinde .html uzantısıyla çıktı alabilir ya da müşterinize e-posta şeklinde gönderebilirsiniz. Ürünle birlikte irsaliye de olması gerektiği için mutlak surette faturanın bir çıktısını da ürünle birlikte müşteriye gönderin.
GİB e-Arşiv Portal’dan fatura kesme süreci bu kadar. Dikkat etmeniz gereken detaylar;
- Girdiğiniz TC bilgisinden sonra otomatik oluşan Vergi Dairesi müşterinizi verdiği ile uyuştu mu?
- Müşteri bilgileri doğru mu?
- Ürün adet, birim fiyat ve KDV tutarları doğru mu?
- GİB İmzalaması yaptıktan sonra faturada herhangi bir düzenleme yapamazsınız!
- Sistem üzerinde onaylanmış faturaların iptali şu anlık söz konusu değildir.
- Sistemde oluşturulan faturaların mutlak surette bir yedeklemesini yapınız. Sistem bu konuda garanti vermemektedir.
Sizin aklınıza takılan bir detay olursa sormaktan çekinmeyin.